Try Odoo
چگونه ساختار سازمانی یک دوره ارزیابی را مدیریت کنیم؟
زمان مورد نیاز برای مطالعه: 7 دقیقه
تاریخ ایجاد: 3 آبان ۱۴۰۴
تاریخ بهروزرسانی: 3 آبان ۱۴۰۴
هنگامی که یک دوره ارزیابی عملکرد را شروع میکنید، سامانه یک تصویر ثابت از ساختار سازمانی شما در آن لحظه ایجاد میکند. اما سازمانها پویا هستند و ممکن است در طول دوره، تغییراتی مانند جابجایی مدیران، تغییر سمت کارکنان یا استخدام نیروهای جدید رخ دهد. این راهنما به شما نشان میدهد که چگونه این تغییرات را به صورت کنترلشده مدیریت و با ساختار دوره ارزیابی خود همگامسازی کنید.
مدیریت صحیح ساختار دوره برای اطمینان از اینکه ارزیابیها توسط افراد درست و بر اساس ساختار بهروز سازمان انجام میشود، کاملاً ضروری است.
مراحل مدیریت و همگامسازی ساختارمراحل مدیریت و همگامسازی ساختار
برای بررسی تغییرات و بهروزرسانی ساختار دوره ارزیابی خود، مراحل زیر را دنبال کنید.
۱. وارد بخش ساختار سازمانی مدیریت عملکرد شوید
ابتدا از منوی اصلی سامانه، روی گزینه ارزیابی کلیک کنید. سپس از زیرمنوی باز شده، ساختار سازمانی مدیریت عملکرد را انتخاب نمایید. در این صفحه، ساختار فعلی مربوط به دوره ارزیابی فعال نمایش داده میشود.
۲. فرآیند همگامسازی را شروع کنید
در بالای صفحه، روی دکمه آبی رنگ همگام سازی ساختار سازمانی
کلیک کنید. این عمل شما را به صفحهای هدایت میکند که مغایرتهای بین ساختار اصلی
سازمان و ساختار ثابت دوره ارزیابی را به شما نشان میدهد.
۳. تغییرات را بررسی و اعمال کنید
در صفحه همگامسازی، سه زبانه اصلی وجود دارد: تغییرات اطلاعات پایه، تغییرات ساختار سازمانی و تغییرات انتصابات. به هر زبانه مراجعه کنید تا لیست تغییرات را ببینید. برای هر تغییر، میتوانید روی آیکون مشاهده جزییات کلیک کرده و پس از بررسی، با استفاده از دکمههای اعمال تغییرات یا رد تغییرات، تصمیم خود را ثبت کنید.
هشدار: اعمال برخی تغییرات، مانند تغییر واحد یا مافوق یک کارمند، ممکن است منجر به حذف فرمهای ارزیابی مرتبط با او شود. این کار برای جلوگیری از ارزیابی اشتباه انجام میشود.
۴. کاربر یا سمت جدید را به صورت دستی اضافه کنید
اگر کارمند جدیدی پس از شروع دوره به سازمان اضافه شده است، باید او را به صورت دستی به ساختار دوره اضافه کنید. به صفحه اصلی ساختار سازمانی مدیریت عملکرد بازگردید و روی دکمه افزودن کلیک کنید. سپس گزینه افزودن کاربر به ساختار را انتخاب کرده و کاربر مورد نظر را اضافه نمایید.
۵. افراد بدون انتصاب را حذف کنید
برای پاکسازی ساختار دوره از کاربرانی که سازمان را ترک کردهاند، روی دکمه حذف شخص و سمت بدون انتصاب کلیک کنید. در صفحه جدید، لیست این افراد را مشاهده میکنید. موارد مورد نظر را انتخاب کرده و روی دکمه حذف موارد انتخاب شده کلیک نمایید.
نکات و مشکلات رایج
۱. مدیر یک کارمند تغییر کرده، اما در فرم ارزیابی هنوز مدیر قبلی نمایش داده میشود.
راهحل: تغییرات ساختاری به صورت خودکار اعمال نمیشوند. شما باید حتماً به بخش همگام سازی ساختار سازمانی رفته و در زبانه تغییرات ساختار سازمانی، این تغییر را پیدا کرده و آن را اعمال کنید.
۲. کارمند جدیدی استخدام کردهایم اما نام او در لیست ارزیابیها نیست.
راهحل: چون این کارمند پس از شروع دوره به سازمان اضافه شده، باید او را به صورت دستی از طریق دکمه افزودن و گزینه افزودن کاربر به ساختار به دوره ارزیابی اضافه کنید.
۳. پس از اعمال یک تغییر، فرم ارزیابی کاربر حذف شد!
راهحل: این رفتار طبیعی است. زمانی که واحد سازمانی یا مافوق مستقیم یک کارمند تغییر میکند، سیستم به طور خودکار فرمهای ارزیابی قبلی را حذف میکند تا از ارزیابی توسط افراد یا بر اساس شاخصهای اشتباه جلوگیری شود. لازم است فرمهای جدید توسط کاربر یا مدیر ایجاد شوند.
۴. دکمه "همگام سازی ساختار سازمانی" غیرفعال است.
راهحل: اطمینان حاصل کنید که از لیست کشویی بالای صفحه، یک دوره ارزیابی فعال را انتخاب کردهاید. این قابلیت برای دورههای بسته شده یا غیرفعال کار نمیکند.
۵. یک تغییر را به اشتباه "رد" کردم. چگونه آن را برگردانم؟
راهحل: پس از رد کردن، آن تغییر دیگر در لیست همگامسازی نمایش داده نمیشود. برای اعمال آن، باید به صورت دستی به بخش ساختار سازمانی مدیریت عملکرد رفته، سمت یا انتصاب فرد مورد نظر را پیدا کرده و آن را به صورت دستی ویرایش کنید.
جمعبندی و مراحل بعدی
مدیریت ساختار سازمانی یک دوره ارزیابی، فرآیندی کلیدی برای حفظ دقت و اعتبار ارزیابیها در طول زمان است. با استفاده از ابزار همگامسازی، شما میتوانید تمام تغییرات سازمانی را به صورت کنترلشده و شفاف در دوره فعال خود اعمال کنید.
برای اطلاعات بیشتر میتوانید به مقالات زیر مراجعه کنید:
در صورت بروز هرگونه مشکل، لطفاً با واحد پشتیبانی تماس بگیرید.